O uso do e-mail é provavelmente a mudança mais radical dos últimos tempos no que diz respeito à comunicação no mundo corporativo. A partir daí, deu-se origem a um código de comportamento exclusivo para relacionamentos na rede. Aprenda com as dicas a seguir, como ter uma linguagem clara, objetiva e sem expressões rebuscadas em suas mensagens enviadas por e-mail:
1.Cabeçalho: como: “excelentíssimo”ou “digníssimo” deve ser evitado. Dê preferência a saudações mais simples como: “Prezado” (nome da pessoa), “Caro” ou apenas “Bom dia” para iniciar o texto.
2.Fontes e Cores: evite o uso de cores e fontes diferenciadas e não use muitos pontos de exclamação. Usá-los em excesso é mais ou menos como rir da própria piada ou evidenciar o que é óbvio. Cuidado ao usar letras minúsculas em todo o texto ou no campo “Assunto”, porque elas podem remeter a excesso de informalidade. Letras maiúsculas são entendidas como gritaria no universo eletrônico.
3.Preencha sempre o campo “Assunto”: é ele que vai determinar a prioridade e o interesse do destinatário na leitura.
4.Erros de língua portuguesa ou digitação: sempre revise o e-mail antes de enviá-lo.
5.Anexos: envie arquivos anexos apenas se houver necessidade porque requer tempo extra de quem recebe a mensagem (baixar e ler os arquivos). Mesmo que o objetivo seja apenas enviar algum documento anexo, redija uma pequena mensagem no corpo do e-mail.
6.Tamanho do texto: textos longos são cansativos, tente ser objetivo, mas não tanto, ao ponto de o texto ser tão curto que dá margem a falsas interpretações.
7.Use a opção “responder” sempre que for responder a alguém: assim, a mensagem anterior estará disponível na mesma mensagem para acompanhamento do assunto a ser tratado.
8.Não repasse e-mail de outros sem autorização: e-mails são considerados como documentos no meio corporativo. Cuidado com o sigilo nas informações.
9.Evite emoticons e/ou expressões faciais no e-mail corporativo: estes símbolos são expressões faciais virtuais criados a partir de parênteses, pontos, vírgulas, entre outros, que procuram transmitir as emoções na mensagem. Não use no e-mail corporativo. Estes são alguns exemplos dos símbolos mais conhecidos:
🙂 Feliz ou a brincar
😉 Piscando o olho
🙁 Tristeza
😮 Surpreso ou preocupado
😡 Sem dizer nada
:-p Com a língua de fora
10.Evite Correntes: Buscar a atenção das pessoas, fazer perguntas em demasia ou com conteúdo indiscreto e enviar correntes por e-mail é um erro gravíssimo. Só afasta as pessoas do seu convívio no meio corporativo.
11.Ética ao redigir o e-mail: a privacidade das pessoas deve ser preservada também no mundo virtual, portanto, evite expor ou apontar erros, principalmente se houver mais pessoas copiadas no e-mail.
12.Redes Sociais: mesmo quando estiver de folga, cuidado ao expressar suas opiniões particulares nas redes sociais. Não fale mal da empresa em que trabalha, dos colegas e nem de concorrentes. Ao estar online, você entra em um ambiente virtual de acesso a todos! Você é livre para expressar suas ideias e opiniões, desde que não denigra a imagem e reputação de outros, inclusive a sua.
13.Envie o e-mail apenas a quem interessa: antes de enviar um e-mail, pense se o destinatário realmente precisa recebê-lo.
14.E-mail corporativo, apenas para assuntos da empresa: Não use e-mail particular para comunicações da empresa e nem e-mail da empresa para comunicações particulares.
15.Despeça-se no fim do texto: ao finalizar, dê preferência a expressões como: “Atenciosamente” ou “Grato”, logo abaixo seu nome completo, cargo, nome e logo da empresa (se tiver). Não deixe de se despedir. Evite finalizar com: “Abraços” ou “Beijos”, essas expressões não são bem recebidas em e-mails de trabalho.
16.Não participe de discussões inflamadas por e-mail: em certos casos o melhor é conversar pessoalmente. Trate os outros como gostaria de ser tratado. Não responda de forma grosseira, mesmo que usem de grosseria com você.
No e-mail corporativo não há espaço para manifestações de temas religiosos, políticos e intolerâncias de nenhuma natureza. Aliás, não só no e-mail corporativo que não cabe essas manifestações, não cabe em nenhuma relação sadia.
O e-mail é uma ferramenta de comunicação maravilhosa que usada de maneira correta facilita as relações com clientes internos e externos, contribuindo para o bom desempenho do trabalho de todos.
Aplicando essas dicas, você demonstrará sua elegância e eficiência no ambiente virtual.
